わずらわしい事務作業からの解放！できた時間で生産や将来の計画立案に注力できる『ＥＺ販売管理』

「誰か事務作業を手伝って！」その悩み、カシオが解消します！

「軽減税率などのルールを間違わず、消費税の計算が自動でできれば…」
「取引先ごとに販売価格が違う作物や加工品がたくさんあっても、請求書が簡単に作れたら…」
「毎年毎年同じような事務作業の時間を圃場での作業にあてられたら…」
「取引先ごとに書式が違っても間違いなく帳票作成ができれば…」

見積書や納品書、請求書や送り状などなど、様々な伝票など帳票の作成に時間を取られている時、こんなことを考えてしまう農家の方は多いのではないでしょうか。この他にも、加工品や発送用の箱・緩衝材といった資材の管理や、毎年の売上や経費の管理など、農場を経営する上で事務仕事や管理業務に取られる時間は意外に多いもの。さらに消費税の軽減税率などのルールを把握して正しく計算・記載したり、間近に迫ったインボイス制度へ対応したりと、作業の種類やルールも非常に多くあります。

もし誰かが事務作業を手伝ってくれたら、本業である農家の仕事に使える時間、将来の経営を考える時間がもっと増えるはず。

そんなことを書類と向き合っている間に考えている方におすすめしたいのがカシオ計算機株式会社の『ＥＺ（イージー）販売管理』。書類仕事や管理業務から農家を解放してくれるシステムです。さらに、未来の経営についてのヒントやサポートもたくさん提供してくれる、悩める農家に最適なシステムなのです。

たった1度の入力であらゆる帳票を簡単に完成！見やすくて簡単、スマホからも楽に入力可能

『ＥＺ販売管理』はどんなシステムなのか、カシオ計算機株式会社の高橋翔一（たかはししょういち）さんと、村上文吾（むらかみぶんご）さんに伺いました。

この特長が多くの農家が抱える悩みや課題を解決してくれる、と二人は話します。

「ＥＺ販売管理は、手書きで伝票を作成したり、エクセルと運送会社のソフトを別々に使っていたりする農家さんに、ぜひ使っていただきたいですね。大きなメリットを必ず感じていただけます」と高橋さん。

その理由が、ＥＺ販売管理の各種データ連動にあるといいます。例えば、請求書は農家さんの手書きやオリジナルの書式、納品書は飲食店やスーパーの専用の書式、また送り状は運送業者のシステム上で作成、というケースもあるでしょう。それぞれに同じ住所や金額を入力するという手間がかかります。
ＥＺ販売管理なら、商品や数を入力すれば、納品書・請求書・送り状など全ての書式に同じ情報を反映させることができます。軽減税率などで複雑になった消費税の計算も、自動で計算・表示されます。事務作業の時間を大きく削減でき、計算ミスや転記ミスも防ぐことができます。各配送業者のシステムとの連携もでき、ＥＺ販売管理に登録した住所を反映させて送り状を簡単に作成することも可能です（※）。

「類似のシステムは、入力画面でデータや数値を入力した後でないと、どんな伝票ができあがるか確認できませんが、ＥＺ販売管理なら普段使いの伝票と同じレイアウトに書き込むようにデータを入力できます。あらかじめ書類のテンプレートが500種類以上登録されており、一般的な書式はほとんどカバーしています。これまでの経験や慣れを活かして直感的に操作ができるので、抜け漏れを防ぐこともできます。もしテンプレート内に書式が見つからなくても、書式変更・作成機能を使って作ることができます」と村上さん。書式の設定や作成は、カシオの営業社員がサポートしながら設定することも可能とのこと。

その他にも充実した機能がたくさんあります。例えば、納品書の作成画面では資材類の在庫チェックが可能です。発送用の段ボールや包装紙などの在庫数を入力しておけば作成した伝票の内容と連動できるので、倉庫にある残りの数の目安がつかめます。また商品の原価や資材の購入金額が入力されていれば、注文ごとに粗利を表示させることができます。注文履歴も残るので、同じ取引先・お客さまに前回いくらで販売したかなど同じ画面で確認ができます。

「お取引先からの注文入力はスマートフォンからでも可能です。圃場で作業中に注文の電話を受け、すぐにメモできず困った、といったことはないでしょうか。そんな場合はスマホで取引先情報・商品・数量などを簡単にメモしておけば、自宅に帰ってから作業の続きを行えます。パソコンでＥＺ販売管理を開けば『受注入力が未完了です』といったアラートが表示されるので、忘れてしまうこともありません」と高橋さん。

省力化はもちろん、ミスも防げ、時間を有効的に使えるようになるのがＥＺ販売管理の魅力だと話します。
実際、関東で梨を栽培するある農家さんは、「通販に力を入れていますが、品種や重さで価格や梱包の値段、送料も変わります。注文が入るごとに何度もチェックしながら書類を作らないといけないので、繁忙期は書類作成に膨大な時間を割いていました」と『ＥＺ販売管理』導入前の苦労を振り返ります。しかし導入後は、品種や重さ、梱包資材など必要な情報を選んでクリックするだけ。時間は省け、計算間違いも記載ミスもなくなったそう。「やりたくてもできていなかった過去のお客さんへのDMや営業も始められそうです」と喜びの声が寄せられました。

※納品書の宛名データや得意先のマスタをヤマト運輸（株）のB2クラウドに連携可能。佐川急便「e飛伝」、西濃運輸「カンガルー・マジック 」、日本郵便「ゆうパックプリントR」はcsvで連携が可能。ご利用に際しては、各運送会社との契約が必要です

インボイス制度・・・準備はできていますか？これからの時代に強力な農業経営のパートナー『ＥＺ販売管理』

「初めて販売管理システムを利用されるという方、他社のシステムから変更されるという方にも、安心して選んでいただけるのも特長」と村上さん。導入に際しては、栽培されている作物や規模、お困りごとなどのヒアリングからスタート。課題や悩みをしっかり解決できるようサポートします。他社システムからの変更の場合は住所録や商品データなどを、ＥＺ販売管理で使える形式に変更して、移行することも可能とのこと。スタートまでは担当社員が訪問やオンラインで設定をサポート。「ＥＺ販売管理は月額制なので1ヵ月から使っていただくことができます。まずは気軽に使っていただき、その便利さやメリットを感じていただけたら」と話します。

「また、ＥＺ販売管理には当社が30年にわたって蓄積してきたノウハウが詰まっています。今の作業をラクにすることはもちろんですが、使い続けていただくことで将来に様々なメリットを感じていただけます」と高橋さん。直近では、2023年10月の施行が目前に迫っているインボイス制度。請求書作成で新たに煩雑な対応が必要となる制度ですが、ＥＺ販売管理はすでに対応済み。スムーズに制度変更に適応できます。
ＥＺ販売管理は売上や必要になった経費をデータにまとめることも可能です。決算や確定申告の際には、そのデータを税理士さんに提出するだけでOK。手書きの帳簿作成などアナログな作業から解放されます。

「売上や仕入に関する経費、お客さまのデータが蓄積していけば、それを元に『BIツール』で経営管理が行えます。作物、お客さま、年・月・週と様々な視点で売上や利益、経費などをグラフ化して比較できます。項目をクリックするだけで知りたい情報を深掘りでき、視覚的直感的に把握することができます」と村上さん。
「昨年の出荷数を見ながら、今年の方針を策定する」「お客さまの注文数の変化から、現在のトレンドを予測する」「取引先でスマホやPCでグラフを見ながら商談」といったことが簡単操作で可能なので、削減できた事務作業の時間を未来の経営を考える時間に充てることができるのです。

「ある葉物野菜の農家さんは、親御様からお子様への代替わりに際して導入いただきました。親御様からは『手書きの時は記載間違いもあったが、子世代になってミスが減ったと取引先にお褒めいただいた』と喜んでいただき、お子様からは『システム化へのチャレンジは不安だったが、今は簡単にできている。データを見ながらどのような販路拡大にチャレンジしようか分析・計画している』と評価いただきました。今後も伝票作成を軽減するだけでなく、ＥＺ販売管理で理想の農業経営の実現に貢献できればと思っています」と高橋さんは話してくれました。

今後は、繁忙期や閑散期にあわせて月額料金を抑えられるプランも考案中とのこと。忙しいときほど手も時間も取られてしまう書類仕事をＥＺ販売管理に任せ、余裕を持って未来につながる農業経営を始めてみませんか。

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