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販売現場を支えてきた『Excel』を卒業。本質的な販売現場のデジタル化に向けて

販売現場を支えてきた『Excel』を卒業。本質的な販売現場のデジタル化に向けて

農業流通現場では長年、紙と『Excel(エクセル)』が重宝されてきました。自由にカスタマイズできる『Excel』は、複雑な処理が多く発生する現場担当者にとって使いやすいツールです。そんな『Excel』を卒業し、集出荷拠点向けクラウドサービス『nimaruJA』を取り入れたのが、神奈川県のJA湘南。『nimaruJA』導入のメリットとは?今回は、販売現場業務のデジタル化についてご紹介します。

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膨大な数の『Excel』ファイルがPC内に

以下、JA湘南平塚営農センター加藤さんへの『nimaruJA』導入に関するインタービュー内容となります(インタビュアーは『nimaruJA』を運営する(株)kikitori野添)。

野添:nimaru(ニマル)JA導入前の課題について教えてください。

加藤:当JAでは集出荷場での荷受、販売業務における集計や分荷処理、拠点間での情報共有といった作業、本所精算課での精算業務における日々の膨大な入力、確認作業を中心に課題を抱えていました。『Excel』は使用していましたが、データは一切活用できておらず、集出荷場と精算課で同じ荷受・分荷情報を重複して入力するなど販売業務が効率的に行われておらず、現場や精算課の職員の業務時間の多くが、そうした入力、集計作業に取られていました。

野添:具体的にはどのような流れで処理を行われていたのでしょうか?

加藤:まず、集出荷場では生産者から荷物と一緒に持ち込まれる紙の個票を集め、『Excel』に荷受数量を入力していました。入力、集計後、出荷先ごとに分荷を行い、送り状を印刷、出荷先ごとへ送り状をFAXで送信します。送り状は毎日1枚ずつスキャンしてPDFにし、所定のフォルダーへ保存し、精算課へ共有していました。

こうした方法の課題として、品目ごとに『Excel』のファイルを管理する必要があるため、膨大な数の『Excel』ファイルがPC内に作られていました。また、日々入力した情報は翌日には上書きを行うため、データも蓄積できるような仕組みになっていませんでした。さらに、『Excel』は各拠点のローカル環境にしかなかったため、拠点間の情報共有が行えず、拠点ごとに独自に集荷・分荷を行っていました。

また、精算課では現場で保存されたPDFを再度紙で印刷し、出荷先から送られてきた売り立て明細を手書きで転記。数量や金額を人が電卓で集計し、内容を確認した上で、電算システムへ荷受情報及び販売情報を手入力していくという業務を行っていました。

当然ですが、精算課では日々大量の紙が発生し、転記や入力ミスも多々発生していました。また、集出荷現場で一度『Excel』へ入力した同じ内容を、紙を介して精算課でも入力するなど、非効率な業務が多く残っていました。

野添:そうした中で『nimaruJA』の導入に至った経緯について教えてください。

加藤:出荷先事業者から『nimaruJA』を開発、運営しているkikitori社を紹介されたのがキッカケです。話を聞いてみると当JAが抱えていた販売現場の課題解決に繋がるように考え、試験的な利用を含めて検討を開始しました。

生産者や出荷先とのデータ連携による本質的な販売現場のデジタル化が可能な仕組み

野添:集出荷システムとして、『nimaruJA』を選ばれた理由は何でしょうか

加藤:まず、『nimaruJA』は従来使用してきた電算システムや一般的な業務システムと比べて、画面のインターフェースがとても分かりやすく、年配者も含めた現場の職員が直感的に使いやすそうという印象を受けました。また、JA内部の業務効率化はもちろんのこと、出荷先事業者とのデータ連携や生産者との連携によるより本質的な販売業務の効率化に繋げられるよう作り込まれていた点も、他ベンダーのシステムとの大きな違いでした。

そうしたシステムを高額な投資を行うことなく、拠点単位でも導入を進められるということでJAとして導入を決めました。

野添:どのように導入を進めていったのでしょうか?

加藤:まずは当JAの中心的な集出荷拠点である湘南平塚営農経済センターにて試験導入を開始しました。実際の本導入前に現場の情報を『nimaruJA』などに入力し、問題なく処理ができるかどうかを確認していきました。さらにkikitori社にも協力してもらい、職員向けの説明会なども開催しました。

そのようにして、処理が問題なく可能であることを確認し、経済センターの特定品目から本導入を開始し、徐々に対象品目の幅を広げていきました。その後、経済センターでの運用が安定してきた時点で他の拠点への導入を進めていきました。

野添:導入にあたって苦労した点があれば教えてください

加藤:大きく苦労したことは特にありませんでした。現場で細かい処理が必要な部分もありましたが、kikitori社が相談に乗ってくれ、システムでの処理方法を教えてくれたり、どうしても必要な部分については、一部システムの改修を行ってくれたので比較的スムーズに導入ができたように思います。

強いていうならば、システムへマスタを登録する際に、JA側でマスタの整理に少し手間がかかったことです。『nimaruJA』は既存の電算システムのマスタをそのまま利用することができるのですが、導入のタイミングでこれまであまり整理をしてこなかったマスタの整理も兼ねて登録作業を行いました。ただ、こうした部分についてもkikitori社が一緒に進めてくれたため、より整理された状態で『nimaruJA』の運用がスタートできました。

精算担当者の入力業務を大幅削減

野添:『nimaruJA』の導入効果について教えてください

加藤:まずは『Excel』で個別に管理していたデータが、『nimaruJA』というクラウドの仕組みに一元管理ができるようになったので、PDFや紙による拠点間や精算課との情報共有の手間が一気に解消されました。また、日々の荷受、販売情報はデータとして蓄積できるようになったため、過去の情報などを参照しながら出荷の組み立てなどを行うこともできるようになりました。主要な出荷先に対しても分荷を行ったタイミングでボタン一つで出荷明細データが送信できるため、これまでのように一枚ずつFAXで送信するといった作業も省略できるようになりました。

さらにこれまで現場との重複登録や転記、手計算、紙での確認を行っていた精算課における業務も大きく改善しました。現場で登録された荷受情報は精算課で荷受データとして一括で『nimaruJA』から出力し、電算システムへの取り込みが可能です。また、現場の情報はクラウドの仕組みで精算課の方でいつでも確認が可能なため、紙で出力をして情報を転記するという作業もなくすことができます。

足元、個選、共選双方のデータ確認、取り込みを『nimaruJA』で処理できるようJA内部での業務プロセスの見直しを進めています。作業の大幅な効率化により、これまで中々進めることができなかった職員の働き方改革も進めていければと考えています。

野添:『nimaruJA』の導入を検討される他のJA様へのアドバイスがあればお願いします

加藤:『nimaruJA』の良さは、その拠点間での情報共有と現場業務の見える化が実現できることに加え、使い勝手の良い操作性も魅力です。そして、実際の利用にあたっては、専用のサポート窓口もあることから、何か問題があれば連絡し、スピード感を持って対応してくれるのでサポートの部分でも安心です。

出荷先に対しても、これまでは日々の出荷情報をFAXや電話で連絡していたのですが、業務の関係上、これらの連絡が遅くなり、出荷先でも販売が遅れてしまい有利販売に繋がらないということが発生していました。『nimaruJA』の活用により、荷物の出荷先を決めた時点でタイムリーに出荷内容を出荷先の事業者へボタン一つでデータ送信できるようになり、出荷先からも非常に評価が高いです。また、今後は蓄積した情報を分析し、農業者へもフィードバックし、生産計画の改善や有利販売につないでいくことも考えております。

『nimaruJA』のお問い合わせはこちら

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