電子帳簿保存法とは？
税法では、帳簿や領収書・請求書などの書類を保存することが義務付けられています。これらがパソコンなどで作られた電子データの場合、今まではプリントアウトして紙で保存していた農家も少なくないでしょう。その作業や管理にも手間がかかっていたと思われます。
そこで2021年度の税制改正により「電子帳簿保存法（電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）」が見直され、パソコンなどで作ったこれらの書類はそのまま電子データで保存することが認められました。また、電子データでの書類のやり取りの場合は、そのデータを保存しなければならなくなりました。
電子帳簿保存法はいつから義務化される？
この電子帳簿保存法は2022年にすでに施行されていましたが、2023年12月31日までの電子データでの書類のやり取りの場合は「保存すべき電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できる」なら、そのデータを保存していなくてもよいという措置がありました。
この措置がなくなる2024年1月1日からは完全義務化となります。つまり、これまで請求書などをプリントアウトしたら、そのデータを削除していたかもしれませんが、2024年1月からは消さずに、また改ざんできないように保存しておく必要があります。
ただし、改ざん防⽌などの対応をしない状態でのデータ保存でも一定の要件を満たせば認める猶予措置が設けられています。猶予措置の要件は「保存要件にしたがって保存できなかったことについて、相当の理由があると認められること」と「ダウンロードの求めおよびプリントアウトした書面の提示・提出の求めに応じられること」のいずれも満たす場合です。
電子帳簿保存法とe-文書法の関連性
電子帳簿保存法と似ている法律に「e-文書法」があります。
e-文書法（民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律）も書類の電子データ保存を認める法律です。電子帳簿保存法が国税関係の書類を対象とする一方、e-文書法は医療関係や建築関係など対象が多岐にわたり、複数の省庁が管轄する法律に対して適用されます。
電子帳簿保存法の対象書類
税法で保存が義務付けられているものは、大きくは「帳簿」と「書類」の2つに分かれ、そのうち書類は「決算関係書類」と「取引関係書類」に分かれます。
下表は青色申告者の場合に保存が義務付けられているものです。なお、白色申告者の場合は、帳簿・書類の種類が下表よりも少なくなります。
| 保存が必要なもの | ||
|---|---|---|
| 帳簿 | 仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など | |
| 書類 | 決算関係書類 | 損益計算書、貸借対照表、棚卸表など |
| 現金預金取引等関係書類 | 領収証、小切手控え、預金通帳、借用証など | |
| その他の書類 | 取引に関して作成し、または受領した上記以外の書類（請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など） | |
（出典：国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」）
税法により保存が義務付けられているもの（青色申告者の場合）
国税関係の「帳簿」
日々の取引が記された仕訳帳や総勘定元帳、仕事上の入出金を記録した現金出納帳などが含まれます。
国税関係の「決算関係書類」
会社の収支報告である損益計算書、調達した資金の使い道を記した貸借対照表などです。
国税関係の「現金預金取引等関係書類」
取引による現金の受け取り・支払い、預貯金の預け入れ・引き出しなどに関する書類で、領収証、預金通帳などが含まれます。
その他の書類
上記以外で、取引に関して作成または受領した書類です。請求書、契約書、納品書、送り状などが該当します。
電子帳簿保存法では保存方法により区分される
電子帳簿保存法によって、保存が義務付けられている上記の帳簿・書類を電子データで保存することが認められるようになりました。保存場所としては、ハードディスクや各種記録メディア、クラウド上などが挙げられます。ただしすべてを電子データで保存しなければならないというわけではなく、後述する3つの保存方法により任意のものと義務のものがあります。
電子帳簿保存法における保存方法
電子帳簿保存法での保存方法は3つの区分に分かれます。「電子帳簿等保存」「スキャナー保存」「電子取引データ保存」です。詳しく見ていきましょう。
| 保存方法 | データの保存 |
|---|---|
| 電子帳簿等保存 | 任意 |
| スキャナー保存 | 任意 |
| 電子取引データ保存 | 義務 |
電子帳簿等保存
会計ソフトなどを使って、一貫してパソコンなどで作成したデータを電子データのまま保存することです。
スキャナー保存
取引先から紙で受け取ったり、自分が手書きして作ったりした書類を、スキャナーでの読み取りやスマートフォンなどでの写真撮影によって電子データに変換し、保存します。解像度は200dpi以上、原則としてカラー画像です。
書類の受け取りや作成から速やかに行うことが求められており、おおむね7営業日以内か、業務の処理サイクル（2カ月まで）を過ぎてからおおむね7営業日以内に保存します。
また改ざん防止のため、読み取った電子データを訂正・削除した場合の履歴が残るシステムか、そもそも訂正・削除ができないシステムなどを使用する、もしくはタイムスタンプを付けるなどのルールがあります。
電子取引データ保存
見積書・契約書・請求書・領収書などを、Eメールへの添付やクラウドサービスを利用するなどして電子データでやりとりをした場合は、そのデータを保存しなければなりません。
保存の際には、改ざん防止のための措置をとるほか、日付・金額・取引先で検索できるようにする必要があります。
電子帳簿保存のメリット
電子帳簿保存法によって帳簿・書類の電子データ保存が認められるようになったことで、どのようなメリットがあるのでしょうか。これには主に「業務の効率化につながる」「書類の保存スペースを省ける」「情報管理がしやすくなる」という3つが挙げられるでしょう。
業務の効率化につながる
帳簿・書類の電子データ化は経理業務の効率化につながります。たとえば、紙で保存していた請求書や領収書を電子データにすれば、経理担当者が事務所の外からテレワークで経理処理を進めることもできるでしょう。
書類の保存スペースを省ける
紙の書類がなくなれば、その分の物理的な保存スペースを省くことができます。ファイルを収納するためのキャビネットなども不要になります。さらに、紙だと火災・水災などによりなくなるリスクもありますが、電子データでクラウド保存などの安全対策をとっていれば、その心配もなくなります。
情報管理がしやすくなる
電子データ化によって検索性が高まり、「あの領収書がない！」と慌てて事務所中を探すようなこともなくなってきます。管理のしやすさは、業務上のストレスを減らすことにもつながるでしょう。
電子帳簿保存のデメリット
一方、帳簿・書類の電子データ保存にはどのようなデメリットがあるのでしょうか。以下、代表的なものを3つ挙げます。
システム導入のコストがかかる
帳簿・書類を電子データで保存するためには、電子帳簿保存法に対応したソフトや新しいシステムを導入しなくてはなりません。すでに導入していればいいのですが、何もないときは、環境整備のための導入コストがかかる可能性があります。
従業員への教育が必要になる
法律にのっとった保存方法のルールを知っておく必要があります。電子データを扱う上での情報セキュリティー上のリスクや対策についても従業員同士で共有・把握します。場合によっては、マニュアルの作成が必要になることもあるでしょう。
電子データ化・保存の手間がかかる
スキャナー保存の場合、紙を電子データ化するための手間がかかることは念頭に置いておきましょう。また、2022年1月以降の書類については特別な手続きはありませんが、それより前の過去分重要書類（契約書や請求書など）をスキャナー保存するためには、税務署へ適用届出書を提出しなければなりません。
電子帳簿保存法のシステムを導入する流れ
電子帳簿保存法にのっとって電子データの保存を進めるに当たっては、それまでの業務手順からスムーズに移行できるように進めましょう。ここでは新たなシステムを導入するケースを想定し、以下にステップを「書類の整理と洗い出し」「電子データの保存方法・保存場所を検討」「業務フローの設計」「システムの比較・検討」「システムの運用開始」の5段階に分けて説明します。
書類の整理と洗い出し
まず、電子データの保存を進める際、自分たちはどのような帳簿・書類を扱っているのか、現在はどのような電子取引があるのかを整理しましょう。先述の「保存方法」の3つの区分のうち「電子取引データ保存」については義務ですが、任意の「スキャナー保存」や「電子帳簿等保存」については「自分たちはどのように進めるか」を決める必要があります。どのような書類について、どのように対応するかを洗い出します。
データの保存方法・保存場所を検討
データの保存方法を決めます。システム上に保存するか、社内の共有フォルダなどに保存するかなどの保存場所も決め、ルールを作ります。
業務フローの設計
保存方法を決めたら、どの書類をどんなフローで運用していくかを決めていきます。たとえば「請求書の作成はソフトを使用するか、システムを使用するか」「作成した請求書はメールで送るか、郵送か」「どのように仕訳をするか」など、業務の流れに沿って一つ一つ整理し、社内で共有しましょう。
システムの比較・検討
システムを導入する際は、まず電子帳簿保存法に対応したシステムか確認しましょう。対応している市販ソフトについては、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）による要件適合性の確認（認証）を受けているものを、以下から調べることもできます。また導入コスト、ランニングコストもそれぞれ確認しましょう。
参考：JIIMA認証情報リスト
システムの運用開始
システムを導入したら、具体的な運用を始めていきます。はじめは戸惑いもあるかもしれませんが、きちんと運用されるように従業員など関係者へはルールの周知を徹底しましょう。
個人事業主や農家における電子帳簿保存法への対応
では、電子帳簿保存法について、個人事業主や農家はどのように対応すればいいのでしょうか。エクセルなどの一般的なソフトでも工夫して使えば対応可能ですが、ある程度の売り上げ規模があるなら、専用ソフトやシステムの導入も検討してみましょう。
電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを使う
先述のとおり、電子帳簿保存法に対応したものを使うことが前提です。その上で、農家の場合は農業会計ソフトを選ぶことをお勧めします。「農業簿記12」（ソリマチ）、「FX2農業会計クラウド」（TKC）など、自分たちの農業経営に合うものから検討しましょう。
取引関係の書類をエクセルなどにまとめる
「電子取引データ保存」については「改ざん防止のための措置をとる」と「日付・金額・取引先で検索できるようにする」というルールがあります。ただ何か特別なシステムを使わなければできないわけではありません。
まず、改ざん防止のための措置としては、訂正削除を原則禁止する旨などを明記した「事務処理規程」を作成することで、要件を満たすことができます。事務処理規程は、国税庁ホームページからサンプルをダウンロードできます。
日付・金額・取引先での検索については、下記の2つの方法があります。
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①エクセルなどでリストを作ってまとめる方法 ②ファイル名に規則性をもたせて日付・金額・取引先を記載しておく方法 |
①も上記の国税庁ホームページから「索引簿」のサンプルをダウンロードできます。
②では、例えば「20240101_110000_（株）田中商店.pdf」のようにファイル名を記載すると分かりやすいでしょう。
電子帳簿保存法を守らなかった時の罰則は？
2024年1月以降、電子帳簿保存法を守らなかった事業者には罰則が科される可能性があります。罰則は3つあり、「青色申告の承認取り消し」「会社法による過料」「追徴課税や推計課税」です。
青色申告の承認取り消し
特別な理由がなくデータの保存がされていないなどの場合、青色申告の承認が取り消されることがあります。承認が取り消されれば最大65万円の特別控除を受けられなくなります。
会社法による過料
電子帳簿保存法への違反は、会社法にも違反している可能性もあり、100万円以下の過料が科される可能性もあります。社会的信頼を失うことにもつながるので注意が必要です。
追徴課税や推計課税
違反や不備があった場合、追徴課税や推計課税が発生する可能性があります。また、電子データに改ざんや不正、隠蔽（いんぺい）などがあった場合、さらに重加算税10％が加算されます。
DX時代に対応していく
電子帳簿保存法の改正は、書類の電子データ化や業務のデジタル化により事業者の効率を高めていくことにもつながります。導入時のコストが小さくないと考える事業者もあると思います。しかし、電子データでの書類の保存は、紙の書類に比べ、コストの削減や業務の効率向上につながるなど、大きなメリットがあります。業務改善の契機として前向きにとらえ、適切に対応することで、業務の効率化や職場環境の改善につながるかもしれません。
