いつも話が脱線していくんです。事前に用意していたアジェンダ通りに会議が進まない事が多く、その日に進めなければならない議題の結論が出ないまま会議の時間が終了してしまう事がよくあるんです。
それだけならまだしも、話の展開次第ではこれまで決めてきたことまで覆ってしまって、話が前に進みません。
結論が変わるたび、その変更を関係者と再調整しなければならず余計に時間をとられてしまって、スケジュールはどんどん遅れてしまいます。どうしたらいいでしょう？
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相談内容の背景
某化粧品会社で商品企画・開発を手がける斉藤さんは、新商品の企画・シーズン商品のリニューアルを手がけるマネージャーとして日系企業から転職して2カ月月が経ちました。外資系で複数の国に商品を展開しているグローバル企業で、15人いる部署のメンバーの国籍もバラバラ。はじめて外国籍社員を部下に持ちました。
商品を次々とリリースしていかなければならないものの、商品開発において自社のノウハウを活かし上手に取り組めば、スケジュール通りに進行していける環境で仕事をしています。どれだけ効率よく進行管理して多くの良い商品を生み出すかが、斉藤さんの仕事のポリシーでもありました。
しかし悩みの種が……
会議の際に、いつも決まったメンバーから、議題にないことを問題提起され、議論が脱線してしまいます。さらに悪いことに、そのメンバーの発言力が大きいため、決定事項を大幅に覆されてしまうといったことが起こり、関係部署や進行管理の変更が大きな負担となっていました。
斉藤さんは、このような発言をするメンバーに対し「思ったことをなんでも発言する空気読めない人」というネガティブな意識を強く持つようになり、できるだけ発言させないようにするにはどうすればいいか？と悩んでいました。
【今回の問題】一つずつ決めていく「積み上げ型」の人と優先順位をきめて同時進行する「マルチタスク型」の人の違いに対処できていない
斉藤さんの悩みを聞いて、私は最初、コミュニケーションの取り方の問題かな？と感じました。そこで深掘りしてヒアリングしていったのですが、意思疎通に問題ありませんでした。今回の問題の原因に気がついたのは、斉藤さんのスケジュール管理表を見せてもらった時でした。
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